Comment aborder la réforme de mon cabinet professionnel?

Le domaine professionnel occupe une part très importante de nos vies, surtout si nous sommes des professionnels indépendants avec notre propre entreprise. L’endroit où nous installons notre entreprise est particulièrement important, non seulement parce que nous y passons de nombreuses heures, mais aussi parce qu’il représente notre image et est une partie essentielle de notre activité. La réforme de cet espace peut être très excitante, mais elle n’est pas exempte de difficultés et d’éléments auxquels nous devons accorder l’importance nécessaire. Aujourd’hui, dans ce guide, nous approfondirons certains aspects à prendre en compte.

Dois-je changer de bureau?

Si notre activité professionnelle a évolué et que nous envisageons donc de réaménager notre espace de travail, la première chose à décider est si nous restons dans le bureau actuel ou si nous déménageons. Bien sûr, il peut sembler plus facile de faire quelques rénovations dans le bureau actuel, mais en fonction de nos attentes futures, il peut être plus intéressant de changer de bureau. Notre nouveau bureau pourrait être prêt à l’emploi ou nécessiter quelques modifications mineures, ce qui serait plus efficace. Il se peut également que le propriétaire de ce nouvel endroit ait un accord avec son agence immobilière pour des services clés en main, comme c’est le cas avec certaines entreprises telles que Masteos, et que les travaux puissent être adaptés aux préférences du nouveau locataire.

Si nous décidons de rester dans le bureau actuel, nous devrons bien définir la transformation que nous voulons réaliser. S’il nous appartient, nous aurons plus de liberté; s’il s’agit d’une location, nous devrons consulter le propriétaire et négocier avec lui. Certaines des œuvres de rénovation peuvent être prises en charge par lui, car il s’agit d’une amélioration ou d’une mise à jour; d’autres devront être payées par nous. D’une manière ou d’une autre, nous devrons savoir ce que nous voulons faire, en fonction de nos besoins et préférences. Il peut s’agir de changements plus superficiels, mais nous pourrions également vouloir effectuer d’autres travaux de rénovation plus importants.

Créer un projet de rénovation

Comme nous l’avons dit, il est important de définir correctement les objectifs de la rénovation. Mais avant de détailler les travaux à réaliser, nous devons être conscients des ressources économiques dont nous disposons. Il est évident que nous voudrions apporter de nombreuses améliorations et utiliser les meilleurs matériaux, mais ce n’est pas toujours possible en fonction de notre budget. Pour éviter les problèmes, nous devrons équilibrer trois éléments: nos besoins, nos désirs et notre capacité économique. Nous devrons donc donner la priorité à ce qui est le plus nécessaire et qui aura un impact positif sur notre entreprise et notre activité professionnelle, ainsi qu’à ce qui est le plus urgent et indispensable.

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Pour relever cette tâche et d’autres à venir, nous pouvons compter sur l’aide d’un expert. Par exemple, un architecte qualifié. La présence de l’architecte est obligatoire dans certaines situations; dans d’autres, elle n’est pas nécessaire par la loi. Cependant, il est généralement recommandé de bénéficier de ses conseils et de ses services. Il peut être d’une grande aide pour définir les besoins de la rénovation et apporter des solutions, ainsi que pour prioriser les travaux et ajuster le projet à notre capacité financière. De plus, une fois que la rénovation a commencé, il pourra superviser les travaux et résoudre d’éventuels problèmes.

Connaître l’étendue des travaux

Tenter d’équilibrer ce que nous voulons avec ce que nous pouvons dépenser n’est pas toujours facile. De plus, nous ne le saurons pas (jusqu’à un certain point) tant que nous n’aurons pas un devis du constructeur. C’est un point important car, en premier lieu, nous devons sélectionner cette entreprise. Il est recommandé de faire une recherche dans laquelle nous choisissons plusieurs candidats. Au cours de cette recherche, nous devons nous assurer qu’ils sont des professionnels et ont de l’expérience dans ce type de réformes. Leur site web peut nous fournir beaucoup d’informations, ainsi que les avis de leurs clients précédents; cependant, une réunion en personne est indispensable; de préférence, dans notre bureau, pour discuter des différents travaux à réaliser. Une fois la sélection faite, nous pouvons demander un devis à environ trois constructeurs pour pouvoir les comparer.

Mais le prix n’est pas la seule variable à prendre en compte. Leur disponibilité est également très pertinente; il est possible que nous voulions faire la réforme maintenant et que le constructeur ne soit pas disponible avant quelques mois. Il est également important de connaître le délai d’exécution des travaux. Effectuer une réforme dans notre bureau a des conséquences importantes sur notre activité professionnelle, il est donc important de délimiter la durée du processus. Avec le constructeur que nous choisissons finalement, nous devons élaborer un planning signé avec la durée totale de la réforme. L’architecte peut nous aider à atteindre cet objectif.

Finaliser l’accord et commencer les travaux

C’est le moment de finaliser l’accord avec le constructeur que nous avons choisi. Le projet initial est déjà défini et les travaux commenceront bientôt. Avant de commencer, c’est le moment de fixer certaines conditions avec le constructeur. Pour ce faire, il est intéressant de conclure un contrat. Ce contrat peut inclure le coût total de la réforme et la méthode de paiement (par exemple, s’il faut verser un acompte avant le début); également les conditions en cas de variations de certains prix ou d’ajout de travaux supplémentaires (que nous voulions ou en raison des circonstances de l’œuvre). Le planning, mentionné précédemment, doit également être inclus dans le contrat, ainsi que les éventuelles pénalités en cas de non-respect. Il est également intéressant de fixer quelques jours de réunion sur le chantier.

Le fait de tenir des réunions sur le chantier, comme nous l’avons dit, est très nécessaire car cela nous permettra de superviser le déroulement des travaux. En cas de problèmes ou si nous voulons apporter des changements, il est préférable de pouvoir les résoudre dès que possible. C’est pourquoi nous devrions avoir une réunion une fois par semaine. Parmi les participants, en plus de nous et du constructeur, la présence de l’architecte, si nous avons recours à ses services, est recommandée. Ces réunions doivent être maintenues tout au long de la réforme, avec une importance particulière pour la dernière réunion : celle qui devrait servir à vérifier si tous les travaux ont été réalisés correctement avant le dernier paiement. Bien que toutes les étapes que nous avons exposées semblent assez logiques, il est nécessaire de prendre ces précautions (ainsi que quelques autres) pour que la réforme soit satisfaisante et éviter les imprévus et les surprises désagréables.